Loi 16 - La réforme la plus marquante en copropriété au Québec

Carnet d'entretien

Avec le nouveau règlement, le syndicat aura l’obligation de mettre en place un carnet d’entretien de tous les immeubles détenus par la copropriété et de le tenir à jour.

À quoi sert un carnet d’entretien ?

Le carnet d’entretien est un registre de toutes les réparations faites ou à faire sur la copropriété avec le détail des coûts, des professionnels impliqués, des matériaux, des dates… Il sert à documenter, mais aussi à prévoir les interventions nécessaires à l’entretien des immeubles détenus par la copropriété. Avoir un carnet d’entretien ordonné et à jour est la clé pour augmenter la durée de vie de votre bien immobilier.

 

Mise en place 

Qui peut faire le carnet d’entretien ? 

Selon le règlement, toute personne qui remplit les conditions suivantes peut établir le carnet d’entretien de l’immeuble :

1. Elle est membre de l’un des ordres professionnels suivants

• Ordre des ingénieurs du Québec (OIQ) ;
• Ordre des évaluateurs agréés du Québec (OEAQ);
• Ordre des architectes du Québec (OAQ) ;
• Ordre des technologues professionnels du Québec (OTPQ);

2. Ses activités professionnelles concernent principalement la gestion, la construction, la rénovation ou l’inspection immobilière;

3. Elle n’est pas membre du conseil d’administration, ni gérant, copropriétaire ou résident de l’immeuble, ni le conjoint d’une telle personne et elle n’est pas actionnaire, dirigeant, administrateur ou employé d’une personne morale qui est copropriétaire de l’immeuble.

Que doit-on trouver dans le carnet ?

Le carnet d’entretien de l’immeuble contient un inventaire et une description des parties communes de l’immeuble et des matériaux, appareils et équipements qui les composent. Il contient aussi un inventaire et une description des matériaux, appareils et équipements installés dans les parties privatives de l’immeuble et dont le syndicat est responsable de l’entretien.

Voici ce qui doit être inclu dans le carnet d'entretien (à l’égard de chacun des matériaux, appareils et équipements visés au premier alinéa, les renseignements et documents suivants):

1. La date d’installation, si connue;

2. Les travaux d’entretien requis, à l’exception des travaux visés à l’article 3, ainsi que la fréquence à laquelle ils doivent être effectués et la date à laquelle ils ont été faits;

3. Les réparations courantes et la date à laquelle elles ont été effectuées;

4. Les contrats conclus pour la réalisation des travaux d’entretien et des réparations courantes visés aux points 2 ou 3, le cas échéant;

5. Les contrats de garantie en vigueur, le cas échéant;

6. Les rapports de toute inspection ou expertise effectuée, le cas échéant;

7. Les manuels d’entretien du fabricant, le cas échéant.

• Le carnet d’entretien contient également, dans une section distincte consacrée exclusivement à cette fin, une évaluation de l’état et de la durée de vie utile restante des matériaux, appareils et équipements décrits au carnet d’entretien. Sur la base de cette évaluation, une description des réparations majeures et des remplacements à effectuer sur chacun de ces matériaux, appareils et équipements, durant les 25 prochaines années, doit être incluse au carnet d’entretien. Une année de réalisation doit être indiquée pour chaque réparation majeure et remplacement à effectuer.

Les réparations majeures et les remplacements effectués et leur date de réalisation sont notés au carnet d’entretien, et les documents portant sur ces travaux tels que les plans et devis ainsi que les contrats y sont ajoutés.

Consulter le Répertoire des membres corporatifs ou le Bottin des fournisseurs du RGCQ pour trouver un fournisseur qui vous aidera à réaliser votre carnet d’entretien.

À quelle fréquence doit-il être mis à jour ?

Le carnet d’entretien doit être mis à jour minimalement une fois par année. La mise à jour consiste à ajouter au carnet d’entretien tout nouveau renseignement ou document concernant les éléments que l'on doit retrouver dans le carnet.

Révision 

Qui peut réviser le carnet d'entretien ?

Seule une personne qui peut faire le carnet d'entretien peut le réviser. Cette personne doit faire une révision complète du carnet d’entretien, en fonction notamment des renseignements et documents ajoutés lors des mises à jour annuelles.

À quelle fréquence faire la révision ?

La révision du carnet d’entretien doit être faite minimalement tous les 5 ans. Toutefois, elle peut être faite minimalement tous les 10 ans lorsque les conditions suivantes sont réunies :

1. L’immeuble est constitué d’au plus 8 parties privatives;

2. Les parties privatives de l’immeuble ont une destination résidentielle;

3. L’immeuble a au plus 2 étages entièrement hors sol.

Si certains travaux n’ont pas été effectués alors qu’ils étaient requis ou prévus au carnet d’entretien, le carnet d’entretien révisé en fait mention et indique les raisons pour lesquelles ils ne l’ont pas été.

Déclaration de la personne mandaté

La personne qui établit ou révise un carnet d’entretien signe une déclaration à l’effet qu’elle a personnellement:

1. Procédé, sur place, à un examen des parties communes de l’immeuble et des matériaux, appareils et équipements visés dans la section « que doit-on retrouver dans le carnet ».

2. Pris connaissance des renseignements et documents qui composent le carnet d’entretien.

Cette déclaration doit être datée et incluse au carnet d’entretien.

Quand sera-t-il obligatoire d’avoir un carnet ?

Le projet de règlement prévoit enfin que les carnets d’entretien réalisés dans les deux années précédant son entrée en vigueur sont valides pour une période de cinq ans. Cette disposition permettra aux syndicats de copropriété de se conformer progressivement aux nouvelles exigences réglementaires.

Article de loi concernant l’établissement du carnet d’entretien :

1070.2 C.c.Q, tel que modifié par le projet de loi 31. Retrouvez le en bas de page, dans l'onglet Articles de loi de la section Pour aller plus loin.

Étude du fonds de prévoyance

Le nouveau règlement introduit l’obligation de faire réaliser périodiquement une étude du fonds de prévoyance. Le règlement publié le 11 septembre 2024 détaille les modalités exactes qui doivent être respectées. Nous avons réunis ici toute l'information pertinente pour vous aider à mieux comprendre.

À quoi sert l’étude du fonds de prévoyance ?

L’obligation d’effectuer une étude du fonds de prévoyance vise à mettre fin à la problématique des copropriétés mal entretenues, des contributions spéciales répétées, des budgets irréalistes établis par les promoteurs immobiliers et du manque d’équité entre les générations d’acheteurs de condos. L’étude du fonds de prévoyance permet notamment d’établir les contributions annuelles au fonds de prévoyance en fonction des remplacements et réparations majeures à faire dans les parties communes.

 

Qui peut faire l’étude du fonds de prévoyance ?

• Soit une personne qui remplis les même critère que la personne qui peut mettre en place le carnet d'entretien;
• Soit une personne membre de l’Ordre des comptables professionnels agréés du Québec qui n’est pas membre du conseil d’administration, ni gérant, copropriétaire ou résident de l’immeuble, ni le conjoint d’une telle personne et elle n’est pas actionnaire, dirigeant, administrateur ou employé d’une personne morale qui est copropriétaire de l’immeuble.

Qui doit obtenir cette étude ?

C’est le conseil d’administration qui devra obtenir ces documents. Cette obligation incombera au promoteur s’il détient le contrôle sur le syndicat au moment de l’entrée en vigueur du règlement, ou s’il vient tout juste de le perdre.

À quelle fréquence doit-on faire l’étude du fonds de prévoyance?

L’étude du fonds de prévoyance doit être obtenue par le conseil d’administration minimalement tous les 5 ans. Elle doit être réalisée en se basant sur la description, incluse au carnet d’entretien conformément à ce que l'on retrouve dans la section « que doit-on trouver dans le carnet ? », des réparations majeures et des remplacements à effectuer durant les 25 prochaines années.

Que doit-on retrouver dans l’étude du fonds de prévoyance?

L'étude du fonds de prévoyance d'une copropriété est une évaluation systématique des besoins financiers à long terme pour assurer l'entretien, la réparation et le remplacement des parties communes de l'immeuble.

Cette étude doit contenir minimalement les informations suivantes : 

1. Le montant total du fonds de prévoyance à la date de la réalisation de l’étude;

2. Une estimation du coût de chaque réparation majeure et de chaque remplacement à l’année de réalisation indiquée au carnet d’entretien;

3. Une recommandation sur le montant minimum devant être disponible au fonds de prévoyance au début de chaque année et sur les sommes à y verser annuellement;

4. Les calculs faits pour établir les montants visés aux 2 points précédents.

Consulter le Répertoire des membres corporatifs ou le bottin des fournisseurs du RGCQ pour trouver un professionnel pour réaliser votre étude du fonds de prévoyance.

Qu'arrive-t-il si un promoteur à le contrôle de la copropriété ?

Dans le cas où un promoteur a le contrôle de la copropriété, les sommes à verser par les copropriétaires au fonds de prévoyance devront correspondre à 0,5 % de la valeur de reconstruction de l’immeuble, jusqu’à ce que le promoteur obtienne une étude sur ce fonds.

Quand sera-t-il obligatoire de faire faire une étude du fonds de prévoyance ?

Le projet de règlement prévoit que les études du fonds de prévoyance soient réalisés dans les deux années précédant son entrée en vigueur sont valides pour une période de cinq ans. Cette disposition permettra aux syndicats de copropriété de se conformer progressivement aux nouvelles exigences réglementaires.

Article concernant l’étude obligatoire du fonds de prévoyance :

1071 C.c.Q, tel que modifié par le projet de loi 31. Retrouvez-le en bas de page, dans l'onglet Articles de loi de la section Pour aller plus loin.

Attestation du syndicat sur l'état de la copropriété

Cette attestation représente une protection nécessaire pour les nouveaux acheteurs qui auront en main les informations essentielles pour faire un choix libre et éclairé à l’égard de leur futur investissement immobilier.

Qui reçoit l’attestation ?

L'attestation sera remise à la personne intéressée à acheter un condo, soit le promettant-acheteur. Il faut comprendre ici qu’il ne s’agit pas de toute personne qui manifeste son intérêt, mais bien de la personne qui a signé un contrat préliminaire avec les copropriétaires, souvent connu sous le nom de « Promesse d’achat ».

Attention, toutefois, il n’est pas prévu que l’acheteur contacte directement le syndicat pour obtenir le document.

Qui en fait la demande ?

Ce sont les copropriétaires qui doivent faire la demande au syndicat pour obtenir l’attestation, et la loi donne 15 jours au syndicat pour la produire.

Que retrouve-t-on dans l’attestation ?

• Fonds de prévoyance : Le montant total du fonds de prévoyance actuel, accompagné des recommandations de l’étude du fonds quant au montant minimum qui doit être disponible en début d'année.

• Charges communes : Le montant total des contributions exigées et payées par les copropriétaires au cours des deux dernières années pour les charges communes.

• Liquidités disponibles : Le montant total des liquidités dont dispose le syndicat pour couvrir les dépenses courantes de fonctionnement de la copropriété.

• États financiers : Le surplus ou le déficit annuel apparaissant dans les deux derniers états financiers de la copropriété.

• Assurance : Une mention confirmant que le syndicat est le titulaire des polices d'assurance qu'il doit souscrire en vertu de l’article 1073 du Code civil. Le montant total du fonds d’auto-assurance ainsi que la plus haute franchise prévue par ces polices.

• Inspections et expertises : Un résumé des inspections et expertises réalisées à l'initiative du syndicat au cours des cinq dernières années, portant sur l'état général de l'immeuble ou de ses principales composantes.

• Sinistres : Un résumé des sinistres ayant affecté les parties privatives ou communes de l'immeuble au cours des cinq dernières années.

• Réparations et remplacements : Un résumé des réparations majeures et remplacements effectués sur les parties communes au cours des cinq dernières années, ainsi que ceux prévus pour les dix prochaines années ou à court terme en raison d'un imprévu.

• Litiges : Un résumé des litiges en cours impliquant le syndicat et faisant l’objet de procédures judiciaires.

Quand sera-t-il obligatoire de fournir cette attestation ?

Les exigences relatives à l'attestation sur l'état de la copropriété entreront en vigueur en même temps que le règlement. La date précise reste à déterminer, mais cela devrait être autour de novembre ou décembre 2024. Contrairement au carnet d'entretien et à l'étude du fonds de prévoyance, aucune période de transition n'est prévue.

Article concernant l'attestation d'état de la copropriété:

1068.1C.c.Q. Retrouvez le en bas de page, dans l'onglet Articles de loi de la section Pour aller plus loin.