Centre de documentation

Ce guide vous présente certaines manipulations technologiques pour la tenue d'une assemblée virtuelle de moins de 20 copropriétaires. Veuillez noter que la seconde partie du document contient la version anglaise. Consulter le guide

Ce guide vous présente certaines manipulations technologiques pour la tenue d'une assemblée virtuelle de moins de 20 copropriétaires. Veuillez noter que la seconde partie du document contient la version anglaise. Consulter le guide

Au Québec, le Code civil ne fait pas de distinction entre les copropriétés traditionnelles et les copropriétés constituées par phases. Ce guide vous aidera à approfondir vos connaissances des copropriétés par phases définies selon la méthode des déclarations de copropriété concomitantes. Veuillez noter que la seconde partie du document contient la version anglaise. Consulter le guide

Comme tout autre organisme à but non lucratif, le syndicat de copropriété doit produire certains documents financiers. Veuillez noter que la seconde partie du document contient la version anglaise. Consulter le guide

Ce guide présente les deux approches soit celle de la prévention (faire l'installation sans l'obligation des assureurs) et celle du syndicat contrait de procédé à l'installation d'un système. Les sujets de la répartition des coûts ainsi que le choix du fournisseur sont également abordés. Veuillez noter que la seconde partie du document contient la version anglaise. Consulter le guide

Vous souhaitez embaucher un gestionnaire d'immeuble? Que devez-vous inclure dans votre appel d'offres? Consultez l'exemple de description du poste complet avec les responsabilités détaillées, les exigences du poste et les critères de sélection. Veuillez noter que la seconde partie du document contient la version anglaise. Consulter le guide

Ce guide vous aidera à établir un calendrier de conservation des documents et à mettre en place un système de gestion des archives pour votre syndicat de copropriété. Veuillez noter que la seconde partie du document contient la version anglaise. Consulter le guide

Ce guide fut élaboré afin de présenter les meilleures pratiques en termes de numérisations aux administrateurs de copropriétés qui désirent s’engager dans des projets de numérisation rétrospective des documents constituant le Registre de leur copropriété afin d’éliminer les exemplaires papier, aussi appelé « numérisation de substitution ». Veuillez noter que la seconde partie du document contient la version anglaise. Consulter le guide

Ce guide présente un sommaire des éléments à considérer lorsque le syndicat reçoit une demande d'installation de borne de recharge. Veuillez noter que la seconde partie du document contient la version anglaise. Consulter le guide

Ce guide présente un sommaire des différents rôles des officiers d'assemblée. Votre règlement d'immeuble prévoit également quelques informations à cet effet. En cas de différence entre le contenu de ce document et votre règlement d'immeuble, nous vous invitons à contacter l'un de nos conseillers Info-gestion. Veuillez noter que la seconde partie du document contient la version anglaise. Consulter le guide

Ce guide se veut une synthèse des enjeux liés aux problèmes acoustiques en copropriété. Il est possible d’obtenir plus d’informations sur vos responsabilités en tant que copropriétaire, ou administrateur, ainsi que vos recours en faisant appel à notre service juridique. Veuillez noter que la seconde partie du document contient la version anglaise. Consulter le guide

Ce guide vous permettra d'identifier les éléments que vous devez considérer lors de la rédaction de votre règlement sur la consultation du registre. Veuillez noter que la seconde partie du document contient la version anglaise. Consulter le guide

Lorsque vous versez une rémunération à un administrateur, vous devez déterminer si vous devez effectuer des retenues et payer des cotisations d'employeur à l’agence du Revenu du Canada et à Revenu Québec. Ce guide vous aidera à identifier vos obligations à cet effet. Veuillez noter que la seconde partie du document contient la version anglaise. Consulter le guide

Ce guide adresse la sécurité incendie en copropriété. Il aborde le sujet de la prévention, l'inspection du système de sécurité incendie, les mesures d'urgence, le plan d'évacuation, les mesures d'évacuation et vous présent une liste de vérification pour chacun de ces éléments. Il ne remplace en aucun cas les règles de sécurité incendie de votre municipalité. C'est pourquoi nous vous recommandons de contacter une entreprise en sécurité incendie et de vérifier la conformité de vos procédures avec le service d'incendie de votre municipalité. Veuillez noter que la seconde partie du document contient la version anglaise. Consulter le guide

Quels règlements sont permis? Comment calculer les frais? Apprenez tout ceci dans ce guide. Veuillez noter que la seconde partie du document contient la version anglaise. Consulter le guide

En règle générale, le syndicat ne facture pas de TPS ni de TVQ aux copropriétaires sur les charges communes. Cependant, le syndicat ne peut récupérer la TPS ni la TVQ payée sur les achats sauf pour ces exceptions. Veuillez noter que la seconde partie du document contient la version anglaise. Consulter le guide

La construction ou la rénovation d’une habitation est un investissement majeur pour chaque personne qui décide de s’y lancer. La tentation est grande de passer par des moyens détournés pour les exécuter afin de faire quelques économies… Nous parlons ici, bien évidemment, du « travail au noir ». Veuillez noter que la seconde partie du document contient la version anglaise. Consulter le guide

Proposition d'un échéancier pour les tâches à prévoir au niveau du conseil d'administration d'un syndicat de copropriété. Veuillez noter que la seconde partie du document contient la version anglaise. Consulter l'Aide-mémoire

Ce guide pratique s'adresse aux administrateur.trice.s et gestionnaires de copropriétés pour les aider à remplir leur obligation d'inspection de façades. Il est accompagné du modèle d'appel d'offres, disponible également dans la Trousse à outils. Télécharger le guide

Ce guide présente les critères à respecter et les recommandations du RGCQ pour assurer le bon déroulement de vos assemblées virtuelles. Veuillez noter que la seconde partie du document contient la version anglaise. Consulter le guide

Information complémentaire à l'Aide-Mémoire : Conseil d'administration tâches à accomplir qui vient préciser certains détails en lien avec les activités. Veuillez noter que la seconde partie du document contient la version anglaise. Consulter l'Index

Le projet de loi 16 a été adopté à l’Assemblée nationale le jeudi 5 décembre 2019. Plusieurs nouvelles dispositions entreront en vigueur bientôt, tandis qu’il faudra attendre quelques années pour que d’autres commencent à s’appliquer. Ce document fait un tour d’horizon rapide des principales mesures du projet de loi 16 et de leurs dates d’entrée en vigueur. Veuillez noter que la seconde partie du document contient la version anglaise. Consulter le guide

Le gouvernement a publié le Règlement sur l'assurance des copropriétés divises, qui vient compléter les dispositions du projet de loi 141. Nous avons rédigé un guide explicatif des mesures édictées par ce Règlement. Veuillez noter que la seconde partie du document contient la version anglaise. Consulter le guide

Garder un registre des absences prolongées vous permettra de contacter les copropriétaires en cas d'urgence. Ce registre vous permettra de colliger toutes les informations nécessaires. Télécharger

Le syndicat bénéficie d'un droit d'accès limité aux parties privatives. Voici quelques consignes qui vous permettront d'encadrer ce droit. Télécharger

Ce document vous permet de regrouper vos dépenses faites au nom du syndicat de copropriété (p. ex. : formations, documentations, adhésion ou renouvellement payés par carte de crédit personnelle). Télécharger

Formulaire d'autorisation de travaux remis au copropriétaire par le conseil d'administration. À être utilisé en tant que réponse à une demande d'autorisation de travaux en provenance d'un copropriétaire. Ce document est un modèle et ne peut être modifié. Télécharger

Ce document sera transmis aux copropriétaires afin de les aviser de la tenue d'une assemblée générale annuelle. Ce document est un modèle et ne peut être modifié. Télécharger

Veuillez noter que votre demande doit être suffisamment précise pour permettre la rédaction d'un ordre du jour. Ce document vous est proposé comme modèle et n'est pas modifiable. Télécharger 

Avis émis par le conseil d'administration ou par le gestionnaire qui indique le montant des contributions aux charges communes et au fonds de prévoyance que chaque copropriétaire doit payer. Ce document est un modèle et ne peut être modifié. Télécharger

Avis transmis aux copropriétaires pour faire face aux dépenses pas prévues dans le budget prévisionnel. Ce document est un modèle et ne peut être modifié. Télécharger

Adressez-vous dans un premier temps au copropriétaire verbalement. Un appel téléphonique vous permet de lui demander de cesser de nuire au règlement. Aussi, il vous permet de lui expliquer amicalement la situation. Toutefois, si le comportement dérangeant perdure, nous vous conseillons de poster une lettre par courrier recommandé. Ce document est un modèle et ne peut être modifié. Télécharger

Cette lettre vous permettra de transmettre un avis par courriel et par courrier recommandé à un copropriétaire qui n'a pas acquitté ses charges. Ce document est un modèle et ne peut être modifié. Télécharger

Ce document peut être utilisé comme modèle d'avis de transmission en réponse à une demande de transmission des documents présents au registre de copropriété. Ce document est un modèle et ne peut être modifié. Télécharger

Ce document peut être utilisé comme modèle d'avis de transmission de vos procès-verbaux. Ce document est un modèle et ne peut être modifié. Télécharger

Outil d'autodiagnostic pour administrateurs de copropriété. Remplissez ce questionnaire afin de déterminer si votre copropriété est en bonne santé. Les questions qui suivent regroupent des obligations légales et des bonnes pratiques de gestion. Télécharger

Le budget est préparé par les administrateurs en place peu avant l'envoi des avis de convocation pour l'assemblée générale annuelle puisqu'il fait partie des annexes qui doivent y être jointes. Télécharger

Le scrutin secret pourrait être sollicité par le président d’assemblée ou par tout copropriétaire présent ou représenté. Le scrutin secret est effectué, pour chaque résolution, à l'aide d'un bulletin de vote. Celui-ci permet d'identifier distinctement la position de chaque copropriétaire. Ce document est un modèle et ne peut être modifié. Télécharger

Cette charte comprend notamment un guide à l'intention du fonds de maintenance et du fonds de prévoyance. Télécharger

*Veuillez noter que depuis 2020, les clauses pénales devront être intégrées à l’acte constitutif de copropriété. Il faudra donc faire adopter ces modifications par le biais de l’article 1097 et faire notarier ces changements.* Les clauses pénales existantes dans les règlements de l’immeuble avant l’entrée en vigueur avant le 10 janvier 2020 seront réputées faire partie de l’acte constitutif, sans qu’il soit nécessaire de modifier la déclaration de copropriété. Une clause pénale est une disposition qui permet au syndicat de copropriété d'imputer à un copropriétaire des pénalités, ou amendes, quand il ne respecte pas les règles imposées dans la copropriété. Télécharger

Cette clause vous permet d'ajouter un règlement qui prévoit le remboursement des honoraires extrajudiciaires. Télécharger

Document vous permettant d'énoncer les règles d'éthique qui régissent la conduite des administrateurs de votre syndicat de copropriété. Télécharger

Document vous permettant d'énoncer les règles d'éthique qui régissent la conduite des copropriétaires de votre syndicat de copropriété lors de la tenue d'une assemblée. Ce document est un modèle et ne peut être modifié. Télécharger

Depuis juin 2018, l'article 1070 du Code civil du Québec prévoit que le syndicat doit avoir une description des parties privatives suffisamment précise pour que les améliorations apportées par les copropriétaires soient identifiables. Une même description peut valoir pour plusieurs parties lorsqu'elle représente les mêmes caractéristiques. Cette description fera office d'unité de référence. Veuillez lire la première section du document attentivement afin de vous informer de la démarche à suivre pour la mise en vigueur de cette description. Ce document est un modèle et ne peut être modifié. Télécharger

Une fois complété, vous pouvez utiliser ce document comme demande de devis de déneigement. Ce document est un modèle et ne peut être modifié. Télécharger

Exemple de registre de documentation d'un sinistre. Ce document est un modèle et ne peut être modifié. Télécharger

Cet outil permet de sensibiliser les copropriétaires à l'entretien des parties communes à usage restreint. Télécharger

Ce document vous propose : l'état des résultats, l'état de l'évolution de l'actif net et l'état de la situation financière (bilan). Il s'adresse surtout aux petites copropriétés. Télécharger

La feuille de présence est produite par le conseil d'administration à partir de la liste officielle des copropriétaires contenue au registre de la copropriété. Télécharger

Cette feuille de temps vous permet de comptabiliser les heures de travail d'un employé ou bien d'un administrateur salarié. Télécharger

Depuis le premier janvier 1994, le syndicat des copropriétaires a l'obligation d'assurer tant les parties communes que les parties privatives de l'immeuble (exception faite des améliorations apportées par les copropriétaires à leurs parties privatives). Ce document est un outil qui facilite la récolte d'informations. Il ne s'agit pas d'un registre des améliorations aux parties privatives et ne peut être utilisé à cet effet. Ce document vous est proposé comme modèle et n'est pas modifiable. Télécharger

Ce formulaire agira en tant que preuve de remise d'un double de clé au conseil d'administration. Tous ces formulaires devront être conservés en lieu sûr. Pour obtenir plus d'informations sur les mesures à prendre concernant le registre des clés, référerez-vous au document Registre de clés. Ce document est un modèle et ne peut être modifié. Télécharger

Cet outil vous aidera à prévenir et à gérer un dégât d'eau. Télécharger

Cette lettre permet à un copropriétaire de soumettre une demande d'ajout à l'ordre du jour d'une assemblée des copropriétaires. Ce document est un modèle et ne peut être modifié. Télécharger

L’avertisseur de fumée ne détecte pas le monoxyde de carbone (CO) et l’avertisseur de CO ne détecte pas l’incendie. Procurez-vous les deux types d’avertisseurs ou un avertisseur qui détecte à la fois la fumée et le monoxyde de carbone pour vous assurer de la sécurité des résidents. Télécharger

Cet outil est un rappel des tâches à accomplir en fin d'année. Télécharger

Cet outil s'adresse aux copropriétaires qui souhaitent faire des travaux dans leurs parties privatives. Télécharger

Document qui énumère en général les situations lors desquelles le syndicat doit contacter son assureur pour apporter une modification à sa police d'assurance en cours d’année. Télécharger

Vous pouvez utiliser cet outil pour optimiser vos cotisations à votre fonds d'auto assurance. Télécharger

Une liste qui vous permet de regrouper les coordonnées de vos fournisseurs de service. Télécharger

Ce guide vous présente la procédure qu'il faut suivre pour récupérer un plan cadastral et l'Index aux immeubles au Registre foncier. Télécharger

Vous pouvez utiliser ce document pour vos demandes d'accès aux plans et devis auprès des entreprises privées (exemple : ingénieurs et architectes). Pour les demandes qui s'adressent au domaine public, nous vous invitons à contacter votre municipalité afin d'obtenir leur formulaire de demande d'accès à l'information.  Télécharger

L'approche suivante a pour objectif de vous guider dans la démarche de résolution de conflit. Télécharger

Ce document est présenté en deux sections. La première section est un guide sur la rédaction d'un procès-verbal pour une assemblée des copropriétaires. La seconde est un modèle de procès-verbal. Ce document est un modèle et ne peut être modifié. Télécharger

Ce document est présenté en deux sections. La première section est un guide sur la rédaction d'un procès-verbal pour une réunion du conseil d'administration. La seconde est un modèle de procès-verbal. Ce document est un modèle et ne peut être modifié. Télécharger

S’il est impossible pour vous d'assister à une assemblée, mieux vaut désigner un mandataire. Il pourra ainsi vous représenter au moyen d’une procuration que vous lui remettrez. Ce document est un modèle et ne peut être modifié. Télécharger

Cette procuration est pour un mandat permanent. Veuillez noter que si plus d'une personne se présente avec une procuration permanente, le détenteur de la procuration la plus récente sera admis. Ce document est un modèle et ne peut être modifié. Télécharger

Modèle de correspondance pour réclamer la franchise d'assurance aux copropriétaires à la suite d'un sinistre. Ce document est un modèle et ne peut être modifié. Télécharger

Ce registre vous permet d'identifier les dates de remplacement des chauffe-eau. Il vous permet également de garder un registre des dates de changements à venir. Télécharger

Cet outil incontournable est essentiel à la saine gestion d’une copropriété, à un point tel que la majorité des déclarations de copropriété au Québec prévoient l'obligation de remettre un double des clés à l'administration du syndicat. Voici quelques consignes qui vous permettront de bâtir un registre des clés en toute sécurité. Nous vous recommandons également le formulaire remise de clé. Télécharger

Ce registre permettra au conseil d'administration de conserver les informations relatives aux occupants de chaque unité. Télécharger

Ce registre vous permettra de regrouper tous les règlements d'immeuble et de faire un historique sur les ajouts, modifications et suppression des règlements d'immeuble. Il sera donc plus facile de consulter les règlements en vigueur. Ce document vous est proposé comme modèle et n'est pas modifiable. Télécharger

Ce règlement concerne les réunions du conseil et les assemblées des copropriétaires. Il permet d'encadrer la tenue de réunion du conseil et des assemblées virtuelle dans votre copropriété. Télécharger

Modèle d'une résolution écrite visant l'adoption des règles de procédures d'une assemblée des copropriétaires. Ce document est un modèle et ne peut être modifié. Télécharger

Ce document vous permet d'adopter une résolution par écrit au lieu de tenir une assemblée des copropriétaires. Ce document est un modèle et ne peut être modifié. Télécharger