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Trois raisons pour lesquelles vous devriez utiliser un logiciel de gestion de copropriété

Trois raisons pour lesquelles vous devriez utiliser un logiciel de gestion de copropriété


Pour quelqu’un qui ne connaît pas le sujet, gérer une copropriété peut sembler une tâche simple, mais la réalité est loin de là. Dans le milieu de la copropriété, il faut être en mesure d’accomplir une foule de tâches quotidiennes, qui peuvent parfois représenter une importante charge de travail. 


L'administration des copropriétés implique de nombreuses responsabilités : gestion financière, juridique et fiscale, respect des délais, paiement des honoraires, sous-traitance avec les fournisseurs, entretien et conservation de l’immeuble, gestion des conflits, tenue de réunions, organisation des documents, collecte des loyers et plusieurs autres tâches.


Est-ce que votre copropriété est à l’étape d’adopter un logiciel de gestion pour effectuer toutes les tâches quotidiennes? Pour vous aider à vous faire votre idée, nous aborderons quelques aspects de la copropriété et comment ses outils peuvent vous aider dans la réalisation de ce travail. 


Optimiser la gestion des fonds pour éviter les surprises



''On a de véritables drames humains dans des copropriétés qui sont en train de pourrir par déficit d'entretien, de fonds de prévoyance et de connaissances.’’- Yves Joli-Coeur, Avocat émérite



Selon lui, les copropriétés sont aux prises avec trois enjeux majeurs: l'insuffisance des fonds de prévoyance, l'augmentation des primes et franchises d'assurance et l'encadrement des gestionnaires de copropriétés.


Utiliser un logiciel pour vous épauler dans la gestion de votre syndicat de copropriété vous permet de répertorier et de bien prévoir tous les encaissements/décaissements de la copropriété durant son année financière.


Moyennant une redevance mensuelle ou annuelle et variant selon le nombre d’utilisateurs, ces plateformes proposent des outils de gestion complète, dont :



  • Les rapports financiers de la copropriété; 

  • Les comptes débiteurs et les comptes créditeurs; 

  • La gestion des fournisseurs; 

  • La gestion des baux à court ou long terme;

  • La gestion des Paiements pré-autorisés; 

  • La gestion des appels de fonds;

  • La gestion du budget;

  • La gestion des fonds de prévoyance;

  • La gestion des documents;

  • La gestion de l’entretien préventive 

  • La signature électronique des documents;

  • Le rapprochement bancaire;

  • La preuve de paiement; 

  • Le module de facturation; 

  • La gestion fiscale;

  • Des processus automatisés, comme la rédaction de lettres et d’avis 

  • Et de nombreuses autres fonctionnalités.


Automatiser vos tâches récurrentes


Il est assez fréquent de devoir écrire des lettres formelles afin d'obtenir l’autorisation pour effectuer certains travaux, de poser une question pour la prochaine assemblée, mais aussi parfois pour en contester le fonctionnement, dénoncer un problème avec un copropriétaire ou demander des explications sur certaines dépenses facturées.


Imaginez des lettres qui s’écrivent toutes seules, adressées au bon copropriétaire avec les informations qui le concernent comme son adresse, le montant de retard pour ses contributions aux fonds de prévoyance ou d’urgence. 


L’un des avantages d’utiliser votre logiciel de gestion est que vous pouvez rendre disponible toutes vos lettres légales (comme celles provenant du RGCQ par exemple) et les adapter avec des champs personnalisés qui s’adapteront à tous les intervenants.


Dynamiser votre communication entre copropriétaires



Savez-vous ce qu’il se passe dans votre copropriété? 


Faites-vous part de vos suggestions d’amélioration de la vie de copropriété?



Si vous avez répondu non à une de ces questions, vous devez savoir qu'adopter un logiciel de gestion de copropriété, c’est également dynamiser vos processus de communication entre copropriétaires. 


Chaque copropriétaire détient un compte qui lui est personnalisé, avec lequel il peut consulter l’état de ses comptes, faire le suivi de ses dépenses et communiquer avec les autres copropriétaires de son immeuble. 


Il est possible de transmettre des documents à faire signer, des avis et des lettres ou encore d’envoyer de simples courriels ou SMS. Ainsi, tous peuvent prendre part à la gestion de la copropriété!


Bref, nous avons tendance à croire que ces logiciels sont trop chers et trop complexes pour une petite copropriété qui désire s’autogérer. 


Mais, sachez que depuis quelques années, l’offre pour les logiciels de gestion immobilière a considérablement explosé. Il est donc possible pour vous de choisir un logiciel abordable et qui saura répondre à vos besoins. 



Samuel Racicot 


Responsable Marketing & Communication - Condo Expert, un produit de Magex Technologies


sracicot@magextechnologies.com / 819-820-2439 poste 11


 


Ariane Martin


Responsable Marketing & Communication - Condo Expert, un produit de Magex Technologies


amartin@magextechnologies.com